E-Mail ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel und gleichzeitig eines der größten Einfallstore für Cyberangriffe. Phishing, Malware-Anhänge, manipulierte Links oder gezielte Betrugsversuche gehören inzwischen zum Alltag.

Um unsere Infrastruktur besser zu schützen und die Qualität der Zustellung weiter zu verbessern, setzen wir ab sofort das Proxmox Mail Gateway als zentrale Sicherheitslösung für unseren gesamten E-Mail-Verkehr ein.

Warum diese Umstellung?

Die Bedrohungslage im E-Mail-Bereich hat sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Moderne Angriffe sind oft gut getarnt und schwer zu erkennen. Klassische Spamfilter allein reichen hier nicht mehr aus.

Mit dem Proxmox Mail Gateway setzen wir auf eine dedizierte Sicherheitsinstanz, die eingehende und ausgehende E-Mails bereits vor dem eigentlichen Mailserver prüft und bewertet.

Was macht das Mail Gateway konkret?

Das System arbeitet als vorgeschaltete Sicherheitsinstanz und übernimmt unter anderem:

• Mehrstufige Spam-Erkennung

• Viren- und Malware-Scanning

• Erkennung von Phishing-Links

• Analyse verdächtiger Anhänge

• Prüfung von Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

• Schutz vor Directory-Harvesting und automatisierten Angriffen

Zusätzlich wird auch der ausgehende Mailverkehr geprüft. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern verbessert auch die Zustellbarkeit unserer E-Mails, da falsch konfigurierte oder kompromittierte Accounts schneller erkannt werden können.

Änderungen bei der Quarantäne

Eine wichtige Neuerung betrifft den Umgang mit als Spam eingestuften Nachrichten.

E-Mails, die das System als verdächtig bewertet, werden nicht mehr direkt zugestellt, sondern zunächst in eine zentrale Quarantäne verschoben.

Was bedeutet das für euch?

Ihr erhaltet regelmäßig einen Quarantäne-Bericht per E-Mail. In diesem Bericht sind alle zurückgehaltenen Nachrichten aufgelistet.

Über diesen Bericht könnt ihr:

• einzelne Nachrichten freigeben

• Absender auf eine persönliche Freigabeliste setzen

• unerwünschte Absender dauerhaft blockieren

Wird eine Nachricht freigegeben, wird sie automatisch zugestellt. Es ist also keine zusätzliche Kontaktaufnahme mit der IT notwendig.

Wichtig

Bitte prüft die Quarantäne-Berichte regelmäßig, um sicherzustellen, dass keine wichtigen E-Mails übersehen werden.

Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung ist die verbesserte Protokollierung. Sicherheitsrelevante Ereignisse können nun deutlich besser nachvollzogen werden. Das hilft uns:

• Angriffe frühzeitig zu erkennen

• Fehlkonfigurationen schneller zu identifizieren

• bei Supportfällen gezielt zu analysieren

Mit der Einführung des Proxmox Mail Gateway erhöhen wir die Sicherheit unserer E-Mail-Kommunikation spürbar. Gleichzeitig behalten Nutzer weiterhin die Kontrolle über zurückgehaltene Nachrichten durch die Quarantäne-Funktion.

Die Umstellung erfolgt im Hintergrund, im normalen Alltag ändert sich für euch nur wenig. Im Idealfall merkt man das System nur daran, dass weniger Spam im Postfach landet.

Bei Fragen oder Auffälligkeiten steht die IT selbstverständlich zur Verfügung.